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La necesidad de velocidad en los procesos de aprovisionamiento al pago

Written by Semyon Sergunin in La nueva economía de bots on May 6, 2019
desarrollador

Para tener éxito en la economía global cada vez más competitiva de hoy, las empresas deben aprovechar rápidamente las oportunidades para ingresar a nuevos mercados, penetrar más profundamente en los mercados existentes y vencer a su competencia.

Sin embargo, muchas empresas son frenadas por la fricción en su proceso del aprovisionamiento al pago (procure-to-pay).

Para comprar bienes y servicios, muchas empresas deben realizar las siguientes actividades manualmente:

  • Planificar requerimientos
  • Emitir solicitudes de cotizaciones
  • Supervisar los niveles de inventario
  • Solicitar y aprobar órdenes de compra
  • Recopilar y mantener la información del proveedor
  • Crear y emitir órdenes de compra a los proveedores
  • Procesar y aprobar facturas de proveedores
  • Contabilizar facturas aprobadas en un ERP
  • Pagar a los proveedores
  • Conciliar los gastos y realizar informes sobre ellos

Estos procesos de aprovisionamiento al pago llevan mucho tiempo, lo que conlleva oportunidades de negocio perdidas.

Por ejemplo, las organizaciones con poca o ninguna automatización gastan 24 horas para enviar una sola orden de compra, según el Open Standards Benchmarking para el aprovisionamiento de APQC. Por el contrario, las organizaciones que han automatizado su proceso de aprovisionamiento al pago solo tardan 8 horas en enviar una sola orden.

Las tareas manuales y repetitivas de aprovisionamiento al pago también consumen una gran cantidad de tiempo del personal.

Las organizaciones con poca o ninguna automatización procesan menos de la mitad de las órdenes de compra por equivalente a tiempo completo (FTE) que sus pares en procesos de aprovisionamiento al pago con una mayor automatización (615,7 órdenes de compra frente a 1302,1 órdenes de compra), según el Open Standards Benchmarking para el aprovisionamiento de APQC.

Los beneficios de ciclos de aprovisionamiento al pago más rápidos

Los líderes del proceso de aprovisionamiento al pago no pueden permitirse el lujo de dejar que estos tiempos de ciclo lentos queden sin control. El informe Procurement 2020 de Gartner predice que el futuro de la profesión dependerá de la rapidez con la que el proceso de aprovisionamiento al pago pueda ejecutarse y brindar información empresarial. Los ciclos más rápidos de aprovisionamiento al pago permitirán lo siguiente:

  • Eliminar el tiempo perdido de los empleados y reducir los costos operativos
  • Mejorar el servicio para las partes interesadas internas
  • Reforzar el seguimiento, el control y los informes regulatorios
  • Identificar proactivamente el gasto fuera de presupuesto y no autorizado
  • Resolver las consultas de los proveedores con respecto a las facturas y el estado de los pagos con mayor rapidez
  • Obtener una fuerte ventaja durante las negociaciones de contratos con los proveedores
  • Responder rápidamente a las informaciones sobre el mercado de suministro y el rendimiento del proveedor

La automatización robótica de procesos (RPA) con automatización cognitiva acelera los tiempos del ciclo al eliminar tareas simples y repetitivas, y libera a los profesionales del proceso de aprovisionamiento al pago para que se centren en el trabajo de mayor valor.

La RPA automatiza las tareas simples y repetitivas que pueden replicarse indicando a un bot de software que copie pulsaciones de teclas o que siga un conjunto definido de reglas. Los bots interactúan con los sistemas al igual que los seres humanos. Además, la tecnología se implementa mayormente de forma inmediata, ya que no requiere cambios en los sistemas ni aplicaciones existentes.

Setenta y cinco por ciento de los líderes de adquisiciones encuestados para la 2018 Procurement Senior Executive Priorities Survey de Gartner considera que la eliminación de actividades de bajo valor es un problema urgente.

La automatización cognitiva aplica tecnologías de inteligencia artificial (AI) que imitan la forma en que funciona el cerebro humano (tecnologías como el procesamiento de imágenes, el reconocimiento de patrones, el análisis contextual, el procesamiento de idiomas naturales y el aprendizaje automático) para ayudar a los bots a tomar decisiones o completar tareas.

Las soluciones RPA con capacidades cognitivas tienen una experiencia de dominio integrada para encontrar datos únicos y específicos de procesos que se requieren para procesos altamente especializados, como el aprovisionamiento al pago. Una combinación de visión computarizada, tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y lógica parcial extrae y enriquece los datos, mientras que el aprendizaje automático mejora la precisión de los datos capturados. La automatización cognitiva ayuda a garantizar que un sistema inteligente extraiga todos los datos no estructurados. Una vez que los datos de los documentos han sido capturados y descifrados, los bots de RPA pueden utilizarlos para la automatización basada en reglas.

El resultado es tasas de procesamiento directo drásticamente más altas para los procesos de aprovisionamiento al pago centrados en los documentos y una automatización integral de procesos comerciales rápida y sin ninguna intervención humana.

Con menos procesos manuales que consuman su tiempo, la función de aprovisionamiento al pago puede servir como un asesor de abastecimiento para el negocio, así puede dedicar más tiempo a desarrollar y administrar estrategias de compra.

Las empresas deben moverse más rápido que nunca.

La RPA con automatización cognitiva garantiza que los departamentos de aprovisionamiento al pago puedan mantenerse al día. ¿Quiere saber cómo la RPA con automatización cognitiva puede acelerar los ciclos de aprovisionamiento al pago?